Gå til indhold

Vejledning til ansøgning om offentlige udendørsarrangementer i Nyborg Kommune

Foto: Østfyns Museer

Har du en god idé til et offentligt arrangement, så tag gerne initiativet.

Sådan gør du

Foto:VisitNyborg

Formålet med vejledningen er at klæde nye såvel som erfarne ansøgere på til at udarbejde en sammenhængende og vellykket ansøgning til afholdelse af offentlige arrangementer i Nyborg Kommune.
Denne er vejledende, og der tages forbehold for specifikke omstændigheder ved forskellige arrangementer, så husk at sparre med dine samarbejdspartnere eller de forskellige myndigheder undervejs.

Afholdelse af offentlige udendørsarrangementer kræver nogle tilladelser og noget forberedelse. Det er som udgangspunkt gratis at benytte veje, pladser og grønne områder i Nyborg Kommune, med mindre det er til kommercielle arrangementer eller benyttelse.

Tilladelserne til arrangementer varierer i kompleksitet og sagsbehandlingstid og har derfor forskellige ansøgningsfrister. Større arrangementer har derfor også længere sagsbehandlingstid.  Det betyder, at hvis ikke du har ansøgt mere end 4-8 uger før dit arrangement skal afholdes, kan du ikke være sikker på, at vi når at behandle din ansøgning. Søg derfor gerne før de pågældende frister.

Nedenfor ser du en udførlig vejledning, så du kan afholde et arrangement, hvor alle teknikaliteter er på plads. Orientér dig i fanerne herunder inden du påbegynder processen.

Hvis der opstår spørgsmål eller du blot har brug for rådgivning og/eller sparring, er du mere end velkommen til at kontakte Maria Dam, eventkoordinator på +45 24 43 61 95 eller mrda@nyborg.dk.

Ansøg om de forskellige tilladelser

Når du afholder skal du huske

Foto:VisitNyborg

For at få tilladelse til at afholde et arrangement på en af Nyborg Kommunes pladser, veje eller parker skal du ansøge om lov til at bruge arealet.

ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)

Arrangementet skal være åbent for offentligheden og af almen interesse. Du kan derfor ikke låne pladser, veje eller parker til ren kommerciel brug eller private arrangementer. 

Vær opmærksom på, at de mest populære steder ofte er reserveret langt ud i fremtiden. Du får automatisk en mail som kvittering på, at din ansøgning er modtaget. Selve tilladelsen til arrangementet sendes digitalt, når sagsbehandlingen er færdig.

Hvis dit arrangement finder sted i en park eller på bestemte pladser eksempelvis Torvet eller Cirkuspladsen og har kommerciel karakter, skal du betale leje til Nyborgs Kommune for at benytte stedet. Hvis du har brug for yderligere information som kommerciel aktør, kan du kontakte Teknik og Miljø afdelingen på teknik-miljoeafdelingen@nyborg.dk eller på + 45 63 33 70 00.

Når du får en tilladelse skal du huske at opbevare den hos dig under arrangementet, så du på forlangende kan vise den til tilsynsførende repræsentanter fra Politiet eller kommunen.
Tilladelsen er personlig og kan ikke overdrages til andre. Hverken helt eller delvist.

Husk at vedlægge arealejerens skriftlige accept, hvis det er et privatejet areal, en målfast pladsfordelingstegning samt en skilteplan, hvis der ønskes afspærring af veje mm.

Du skal også huske at søge Fyns Politi om afholdelse af et offentligt arrangement. Det er dem der ligeledes vurder om arrangementet er et større udendørs arrangement eller lignende. Kontakt derfor altid bevillingskontoret hos Fyns Politi på +45 66 14 14 48, hvis du er i tvivl.
Husk at vedlægge arealejerens skriftlige accept – om end det er Nyborgs Kommune eller privatejet areal, samt en mål fast pladsfordelingstegning, eventuel skilteplan og andre relevante dokumenter.

ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)

Hvis du får en tilladelse skal du huske at opbevare den og de tilknyttede betingelser hos dig under arrangementet, så du på forlangende kan vise den til tilsynsførende repræsentanter fra Politiet eller kommunen.
Tilladelsen er personlig og kan ikke overdrages til andre. Hverken helt eller delvist.

Hvis politiet vurderer arrangementet til at være et større udendørs arrangement eller lignende, skal der udarbejdes en sikkerhedsplan. Kontakt politiet for nærmere information herom. 

Når du søger om at afholde et arrangement, skal du være opmærksom på at søge tilladelse til at sætte en scene op eller andre midlertidige konstruktioner med mindre de er certificeret til at blive brugt i Danmark. Du er ligeledes forpligtiget til at anmelde arrangementer der er certificeret til byggesagsafdelingen. Vi anbefaler derfor altid at bruge midlertidige konstruktioner der er certificeret.

Er du arrangør for et kommende arrangement, koncert, event eller lignende, skal du søge om byggetilladelse, hvis der skal etableres en scene, et telt, en tribune eller lignende, der er over 50 m2 eller ikke er certificeret. Opstilles midlertidige konstruktioner på samme sted i mere end 6 uger, er der uanset certificering altid krav om byggetilladelse fra Nyborg Kommune. 

Det er desuden vigtigt, at være opmærksom på følgende:

  • Du skal søge om byggetilladelse på hjemmesiden. ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)
  • Vi anbefaler, du søger i god tid. Sagsbehandlingstiden er omkring 4-8 uger
  • Det er altafgørende, at du som arrangør, har styr på sikkerheden. Det gælder blandt andet de bærende konstruktioners stabilitet, og din tilladelse fra Fyns Politi.
  • Du skal til byggesag indsende en fyldestgørende DKV (Drift, Kontrol og Vedligeholdelsesplan) En DKV-plan har til formål at sikre, at brandsikringen kontrolleres og vedligeholdes under hele arrangementet. Der skal udarbejdes en DKV plan af en certificeret brandrådgiver som overholder Bygningsreglementet. Det er et krav at have planen når der er:
    • Transportable konstruktioner til flere end 150 personer
    • Midlertidige camping områder til flere end 150 personer
    • Salgsområder til flere end 150 personer.
       

Du er velkommen til at kontakte Byggesag i Nyborg Kommune: teknik-miljoeafdelingen@nyborg.dk eller på telefon + 45 63 33 70 00. Du kan også kontakte Beredskab Fyn: myndighed@beredskabfyn.dk eller på telefon +45 21 70 78 57, såfremt du måtte have spørgsmål til ovenstående.


 

Alkohol:

Hvis der under arrangementet sælges mad, øl, vin og vand, skal den ansvarlige sende en særlig ansøgning om lejlighedstilladelse hos Fyns Politi.

ANSØG HER (HUSK at have NemID klar)

Du kan få yderligere vejledning hos Fyns Politi på fyn@politi.dk eller på +45 66 14 14 48

Mad og fødevarer:

Hvis dit salg er under Fødevarestyrelsens bagatelgrænse, behøver du ingen særlig tilladelse til at sælge mad eller fødevarer til et arrangement. Du skal dog altid have tilladelse fra kommunen til at sælge fødevarer, som skal angives i ansøgningen om ”råden over vejareal” hos Nyborg Kommune. Du har også stadig ansvaret for, at aftagerne af din mad ikke bliver syge af den, og derfor skal du overholde de hygiejneregler, der findes.

På Fødevarestyrelsens hjemmeside kan du læse mere om, hvornår salg af fødevarer er under bagatelgrænsen, og hvilke hygiejneregler du skal følge, selvom din virksomhed er under bagatelgrænsen.

Har du brug for flere oplysninger kan du kontakte Fødevarestyrelsen: email@fvst.dk eller på +45 72 27 69 00​.

Du skal altid have tilladelse, hvis du vil afspærre gader eller pladser. Du skal derfor udarbejde en målfast skilteplan med færdselstavler og andet udstyr påtegnet, som skal godkendes. Skilteplanen skal vedhæftes i den samlede arrangementsansøgning til Nyborg Kommune og Fyns Politi.

Skilteplanen skal vise, hvilke autoriserede skilte du ønsker at anvende hvor. De anvendte skilte skal være anvist på et kort i korrekte afstande og angivet med tavlenavn (fx A39, C61), der samlet udgør en skilteplan. Det er muligt at få lavet en skilteplan hos professionelle udbydere, der varetager trafiksikkerhed for alle trafikanter.
Du har ansvaret for, at skilteplanen er lavet efter gældende lov. Nyborg Kommune samt Fyns Politi skal godkende planen, som skal vedhæftes i ansøgningen om ”råden over vejareal” hos Nyborg Kommune og polititilladelsen til Fyns Politi. Orientér dig blandt andet i:

 

Du skal altid have et professionelt firma til at opstille afspærrings-materiel og skilte. Ligeledes er det dit ansvar at benytte tilstrækkeligt antal uddannede trafikofficials ved trafikregulering ved dit arrangement.

Ved større arrangementer, som har stor indflydelse på trafikken i et større område, skal du også udarbejde en trafikafviklingsplan. Trafikafviklingsplanen skal vise de infotavler, som oplyser om arrangementet langt fra selve det afspærrede område. Formålet med infotavlerne er, at trafikanterne kan finde alternative ruter, så trafikproblemer undgås ved området for arrangementet. Trafikafviklingsplanen skal uploades i den samlede arrangementsansøgning til Nyborg Kommune og Fyns Politi.

Beredskab Fyn er jf. brandsynsbekendtgørelsen forpligtiget til at gå brandsyn, på nogle typer af arrangementer. Du vil derfor opleve at Beredskab Fyn kontakter dig, for afholdelsen af et brandsyn umiddelbart inden start eller under afholdelsen.

Beredskab Fyn kan stille vilkår til arrangementer jf. beredskabsloven, hvis en af nedenstående er tilstede.

  • Hvor der er særlige brandfarlige forhold
  • Hvor der samles mange mennesker eller
  • Hvor store værdier er udsat for ødelæggelser skal træffes driftsmæssige foranstaltninger til at forebygge, eller formindske brandfaren, og til at sikre forsvarlige rednings- og slukningsmuligheder i tilfælde af brand.

Derudover kan der være andre tiltag som kræver at Beredskab Fyn udsteder en tilladelse. Dette kan eksempelvis være ved:

  • Salg og opbevaring af fyrværkeri.
  • Afskydning af fyrværkeri
  • Opbevaring af gas eller brug af gas
  • Brug af åben ild
  • Opbevaring af brandfarlige væsker
  • Mf.

Det er Beredskab Fyn der vurder om arrangementet er et større udendørsarrangement eller lignende,. Kontakt derfor altid Beredskab Fyn på myndighed@beredskabfyn.dk eller +45 21 70 78 57, hvis du er i tvivl.

Dokumenter til tilladelsesansøgninger

  • Der skal laves en målfast pladsfordelingstegning, hvor alle elementer, herunder salgsområder, forsamlingstelte, andre midlertidig konstruktioner, eksisterende bygninger og konstruktioner mm., skal indtegnes på en pladsfordelingstegning, hvor der skal angives afstande mellem de enkelte elementer.
     
  • Målfast kort: Du kan finde et målfast kort her. Her skal du på ”søg” funktionen trykke adressen ind, hvor arrangementet skal afholdes. Programmet har en tegnefunktion, hvori du kan indtegne de forskellige elementer i de rette størrelsesforhold.
     
  • Afstandsforhold til skel: Et udendørsarrangement kan placeres frit, og er som udgangspunkt ikke omfattet af krav om afstand til skel. Det er dog vigtigt, at de elementer, fx telte og boder, som udendørsarrangementet består af, overholder mindst 5 meters afstand til naboskel, vej – og stimidte.
     
  • Brandveje: Der skal fremgå tydelig markering af brandveje på pladsfordelingstegningen i tilfælde af et indhegnet offentligt arrangement. Disse skal overholde krav jf. Bygningsreglementets vejledning.  
     
  • Omkringliggende bebyggelse, veje mm. Det påhviler arrangøren at sikre eksempelvis Omkringliggende bebyggelses redningsforhold ikke forvrænges. Dette kan eksempelvis være den plads brandvæsnet skal bruge for at kunne opsætte stiger/motorstige til redning af personer fra bygningen.

En sikkerhedsplan skal udarbejdes, hvis politiet vurderer arrangementet til at være et større udendørs arrangement eller lignende, og der skal fastsættes vilkår for opstilling og afvikling af arrangementet.
Hvis Fyns Politi vurderer arrangementet til at være et større udendørs arrangement eller lignende, vil du blive mødt med et krav om at arbejde en sikkerhedsplan.

Sikkerhedsplanen består af tre hovedpunkter:

  • Del 1 – Beskrivelse af arrangementet
  • Del 2 - Risikovurdering
  • Del 3 – Beredskabsplan

Rigspolitiet har udarbejdet en udførlig guide til at udarbejde en sikkerhedsplan, som kan findes her.

Kontakt altid bevillingskontoret hos Fyns Politi på +45 66 14 14 48, hvis du er i tvivl eller har brug for kyndig vejledning.

Parkering er forbudt i parker samt på torve og pladser.

Du kan i særlige tilfælde få en parkeringstilladelse, hvis det er nødvendigt for afholdelsen af dit arrangement. Eksempelvis en kølevogn til salg af madvarer. Parkeringskompensation påpeges i ansøgningen om ”råden over vejareal” hos Nyborg Kommune.

Hvis du vil afholde dit arrangement på et fredet areal eller i en fredet bygning, kan det i nogle tilfælde kræve en special tilladelse fra Slots- og Kulturstyrelsen. Afholdes dit arrangement på et fredet areal, skal du søge dispensation ved at udfylde dispensation til ændring af beskyttede fortidsminder.

Foregår dit arrangement i en fredet bygning, skal du udfylde Slots- og Kulturstyrelsens byggeansøgningsformular.

Diverse informationer

På enkelte pladser kan du få adgang til vand. De fleste pladser er dog uden adgang til vand, og du må derfor selv finde en løsning.

Hvis du har brug for strøm til arrangement har Nyborg Kommune elskabe på en række pladser, torve og Parker. Har du spørgsmål vedrørende strøm, kan du kontakte Teknik og Miljø afdelingen på teknik-miljoeafdelingen@nyborg.dk eller på + 45 63 33 70 00


Kabler og ledninger skal af sikkerhedshensyn enten hæves mindst 2,5 meter over gangniveau og 4,5 meter over vejarealer samt stier, der benyttes til adgang til køretøjer – eller være forsvarligt placeret i kabelbakker med tilhørende godkendt skiltning.
Til brug for ophængning skal der opstilles stolper i beton eller andet materiel godkendt af Byggesag i Nyborg Kommune. Der må ikke fastgøres genstande (fx telte, liner eller plakater) i belægning, lysmaster, vejskilte, hegn, træer eller andet kommunalt inventar.

Du bør regne med, at der skal være adgang til 2 toiletter pr. 100 gæster. Da der er begrænset adgang til offentlige toiletter, bør du ved større arrangementer leje mobile faciliteter hos et privat firma. Opsætning af toiletter kræver tilladelse fra Vej, Park og Miljø, så husk at angive det i ansøgningen "råden over vejareal" til Nyborg Kommune. Særligt i forbindelse med markeder med fødevarer skal personale, der håndterer madvarer have adgang til eget toilet med håndvask.

Naboer skal orienteres 14 dage før arrangementets afholdelse. både beboere, virksomheder og butikker om dit arrangement; karakter, varighed, eventuelle lydprøver og om at der vil blive spillet høj musik eller bliver støj i øvrigt.  Det foregår typisk ved at hænge sedler op på hoveddøre i lokalområdet.
Ved arrangementer af særligt omfattende karakter fx ifb. med vejlukninger, skal varslingen også ske til erhverv i området (restaurationer mv.) to måneder inden afholdelse.

Bliv en del af Nyborg Kommunes forskellige kommunikationsplatforme

Hvis du ønsker at blive synlig via Nyborg Kommunens informationsplatforme, skal du taste dit arrangement ind i den digitale kalender på Kultunaut. Det er herfra, at vi trækker data til videreformidling af byens arrangementer og aktiviteter.   
Hvis du er interesseret i, at blive vist på Nyborg Kommunes digitale informationsstandere kan du læse mere om mulighederne her. Hvis du har brug for Nyborg Kommunes logo og designguide, kan du finde den her.
Derudover kan vi henvise til Fyns Stiltiendes eventkalender her, hvor man som arrangør nemt kan fortælle lokalområdet om et arrangement.

Når du afholder arrangement i Nyborg Kommune, skal du passe på det grønne areal, vejen eller pladsen, hvor det foregår, og efterfølgende skal du renholde området. Det er derfor en god idé, at afsætte tid og budget til renhold. Vej, Park og Miljø fører tilsyn efter endt oprydning. Hvis stedet har taget skade eller ikke er ordentligt ryddet op, bliver det udbedret for din regning.

Du skal have en ordning for genanvendeligt affald og restaffald. Nyborg Kommune opfordrer til, at publikum også får mulighed for at affaldssortere. Kontakt Vej, Park og Miljø for specifik vejledning og information på teknik-miljoeafdelingen@nyborg.dk eller på + 45 63 33 70 00.

Aftalerne om håndtering af affald skal kunne dokumenteres og fremvises til Nyborg Kommune.

Indeholder dit arrangement forstærket musik, speak eller anden form for lyd, skal du oplyse om det i din ansøgning om ”råden over vejareal” til Nyborg Kommune og i polititilladelsen til Fyns Politiet.

Reglerne for lyd varierer afhængigt af sted, men det må ikke støje mere, end at der kan føres en normal samtale i de lejligheder, som er naboer til arrangementet.

Nyborg Kommune arbejder for en mere bæredygtig by – derfor har vi brug for din hjælp, når der afholdes arrangementer. Nyborg Kommune ønsker at gøre det nemmere for dig, som arrangører at skabe bæredygtige arrangementer, så det bliver lettere for dig og dine gæster at passe på miljøet. Herunder er der nogle forslag til bæredygtige valg:

  • Affaldshåndtering
    Opstil beholdere, så både besøgende og arrangører kan sortere. Kontakt en renovatør til at levere beholdere og afhente affaldet. Det er arrangørens eget ansvar
     
  • Tryksager
    Gør det muligt for dine gæster at downloade billetter osv. på deres telefoner, så de ikke printer dem. Gør opmærksom på dette ved bestilling eller på invitationen.
     
  • Forplejning
    Overskydende mad kan gives videre til en organisation, der håndterer madspild og som giver maden videre til fx herberger. Det kræver ofte, at du har lavet aftale med en aftager på forhånd. Lad maden være inspireret af årstiden. Masser af salat om sommeren og mange rodfrugter om vinteren eksempelvis.
     
  • Service/emballage
    Brug alm. bestik eller træbestik, og brug træpinde som rørepinde. Undgå al plastservice. EU har vedtaget at forbyde engangsplastikservice i 2021.
     
  • Transport
    Oplys dine gæster, om hvordan det er nemmest at komme til/ fra arrangementet med offentlig transport eller på cykel – allerede i invitationen.  Gør plads til cykelparkering. Lej ekstra cykelstativer og indret et område til cykelparkering. Så undgår du, at cykler er parkeret steder, hvor det ikke er hensigtsmæssigt.

Følg os på: